บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร

บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กร
การบริหารงานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลตามเป้าหมายที่กำหนดไว้นั้น ผู้บริหารจำเป็นต้องอาศัยการบริหารที่เป็นระบบและเหมาะสมกับสภาพแวดล้อมขององค์การ ผู้บริหารจะต้องใช้ทรัพยากรที่มีอย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุด ดังนั้น ข้อมูลและสารสนเทศ นับเป็นปัจจัยสำคัญยิ่งต่อการวางแผนปฏิบัติงานและการควบคุมเพื่อให้เกิดความสำเร็จตามวัตถุประสงค์
องค์การและสิ่งแวดล้อมตามความหมายทางเทคนิค หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง โดยรับเอาทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมมาผ่านกระบวนการเพื่อสร้างหรือผลิตผลลัพธ์ เน้นองค์ประกอบขององค์การ 3 ส่วน คือ
1.) ปัจจัยหลักด้านการผลิต
2.) กระบวนการผลิต
3.) ผลผลิต
ระบบสารสนเทศสามารถถูกนำมาเป็นเครื่องมือในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินงานขององค์การ บางระบบอาจเปลี่ยนแปลงความสมดุลทางสิทธิ ภาระหน้าที่ และความรับผิดชอบที่เคยมี ในขณะเดียวกันองค์การเองก็มีผลกระทบต่อการออกแบบระบบสารสนเทศ และเป็นผลกระทบต่อระบบสารสนเทศต่อองค์การ คือ
1) ลดระดับขั้นตอนของการจัดการ
2) มีความคล่องตัวในการดำเนินงาน
3) ลดขั้นตอนการดำเนินงาน
4) เปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการ
5) กำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่
ระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อผ่านเครือข่ายช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์การได้ และมีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์การและคู่ค้าซึ่งเป็นการกำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่
เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตได้กลายมาเป็นเทคโนโลยีพื้นฐานที่ถูกนำมาสร้างเป็นโครงสร้างของระบบสารสนเทศภายในองค์การ ระบบอินเทอร์เน็ตได้รับความนิยมอย่างรวดเร็วและส่งเสริมการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้ในการสร้างช่องทางการตลาด การขาย และให้การสนับสนุนลูกค้า
องค์การเสมือนจริง เป็นรูปแบบขององค์การแบบใหม่ ซึ่งเป็นเครือข่ายขององค์การที่เชื่อมโยงกันด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อแลกเปลี่ยนทักษะ ลดต้นทุน สร้างและกระจายสินค้าและบริการ ลักษณะขององค์การเสมือนจริงประกอบด้วย
1) มีขอบเขตขององค์การไม่ชัดเจน
2) ใช้เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม
3) มีความเป็นเลิศ
4) มีความไว้วางใจ
5) มีโอกาสทางตลาด
ระดับของผู้ใช้ระบบสารสนเทศ โดยทั่วไปจำแนกออกเป็น
1) ผู้ปฏิบัติงาน
2) ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ
3) ผู้บริหารระดับกลาง
4) ผู้บริหารระดับสูง
ระบบสารสนเทศสามารถจัดแบ่งประเภทได้ดังนี้
1. ระบบสารสนเทศจำแนกตามประเภทของธุรกิจ โดยทั่วไป จะเป็นระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ที่ประกอบด้วยระบบสารสนเทศที่จำแนกตามหน้าที่ย่อยๆหลายระบบตัวอย่างเช่น ระบบสารสนเทศงานบริหารโรงแรม ประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อย ได้แก่ ระบบสำรองห้องพัก ระบบบัญชี ระบบจัดการห้องพัก และระบบบริหารงานบุคคล
2. ระบบสารสนเทศจำแนกตามหน้าที่ของงาน ซึ่งแต่ละระบบสามารถประกอบด้วยระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่เป็นกิจกรรมของงานหลัก เช่น ระบบสารสนเทศจัดการทรัพยากรมนุษย์ ประกอบด้วยระบบย่อย ได้แก่ ระบบจัดการข้อมูลพนักงาน ระบบการสรรหาและคัดเลือก ระบบฝึกอบรม ระบบประเมินผล และระบบสวัสดิการ
3. ระบบสารสนเทศจำแนกตามลักษณะการดำเนินงาน ผู้บริหารในองค์การระดับที่แตกต่างกัน มีความต้องการในการใช้ระบบสารสนเทศที่แตกต่างกัน ดังนั้นระบบสารสนเทศจึงได้ถูกออกแบบให้มีความสอดคล้องกับลักษณะงานและระดับของผู้ใช้งานเพื่อให้สอดคล้องกับการนำสารสนเทศไปใช้ประกอบการบริหารและตัดสินใจ

1. ระบบสารสนเทศประมวลผลธุรกรรม (Transaction Processing Systems: TPS) เป็นระบบที่มีการประมวลผลที่รวดเร็ว ลดค่าใช้จ่าย และ ทำหน้าที่รวบรวม บันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูล หรือฐานข้อมูล และประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำธุรกรรมและการปฏิบัติงานประจำ ขององค์การเพื่อนำไปจัดทำระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นๆ
การประมวลผลข้อมูลของ TPS แบ่งเป็น 2 ประเภท
1) การประมวลผลแบบกลุ่ม
2) การประมวลผลแบบทันที
ยกตัวอย่าง
ระดับปฏิบัติการ ใช้ TPS เช่น การสั่งซื้อ การผลิต งานวิจัย การเงิน บัญชี เป็นต้น
กิจกรรมของการประมลผลรายการ
- การเก็บรวบรวมข้อมูล - การแก้ไขข้อมูล
- การแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง - การจัดการข้อมูล
- การจัดเก็บข้อมูล - การผลิตเอกสาร
โปรแกรมประยุกต์การประมวลผลรายการ เช่น ระบบการวิจัยตลาด ระบบการผลิต ระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบเงินเดือน ฯลฯ
2.ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการบริหาร (Management Support System)
ระบบสารสนเทศที่มีการจัดการกับสารสนเทศและสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารให้เกิดประสิทธิผล เรียกว่าระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการ บริหาร โดยเน้นเรื่องการสนับสนุนการตัดสินใจในระดับการจัดการระดับต่างๆ ไม่เน้นที่การประมวลข้อมูลที่ได้จากการดำเนินการทางธุรกิจและเน้นที่โครงร่างของระบบควรจะถูกใช้ในการ จัดการการใช้งานระบบสารสนเทศ รูปที่ 5 แสดงความสัมพันธ์ระหว่างระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการบริหารและระดับของการจัดการ


ความสัมพันธ์ระหว่างระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการบริหาร และระดับของการจัดการ

บทบาทของการจัดการในองค์กร
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ สนับสนุนบทบาทในการจัดการของผู้บริหาร ดังนี้
1.การวางแผน (Plan) หมายถึง การกำหนดเป้าหมาย และกลยุทธ์ในการบริหารองค์กร2. การจัดการ (Organize) หมายถึง การจัดสรรทรัพยากรที่ต้องการนำมาใช้ในองค์กร3. การเป็นผู้นำ (Lead) หมายถึง การกระตุ้นพนักงาน เพื่อให้ปฏิบัติการให้บรรลุเป้าหมาย4. การควบคุม (Control) หมายถึง การควบคุมดูแล เพื่อให้เกิดความก้าวหน้าไปยังเป้าหมายที่วางไว้
จากบทบาทในการจัดการต่างๆ ที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้น สารสนเทศจึงเป็นส่วนที่สำคัญมากในการที่ผู้บริหารจะดำเนินงานเหล่านี้ให้สำเร็จ เช่น สารสนเทศเกี่ยวกับการขาย, การผลิตและการเงิน เพื่อที่จะนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้ ควบคุมการปฏิบัติงานรายวันขององค์กร การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะต้องเป็นไปตามการจัดองค์กรและกลยุทธ์ขององค์กรนั้นๆ ผู้จัดการต้องเป็นผู้กระทำและจัดการพฤติกรรมขององค์กรเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เช่นการควบคุมองค์กรให้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการทำงานหรือจะเป็นการตรวจสอบว่าบุคคลที่ได้รับมอบหมายงานไปนั้นสามารถปฏิบัติงานตามที่ต้องการได้หรือไม่ โดยอาจกำหนดให้มีการฝึกอบรมพนักงานก่อนเริ่มปฏิบัติงานนั้นๆ ผู้จัดการต่างๆ ต้องการสารสนเทศที่แตกต่างกัน เพื่อที่จะนำไปใช้ในการทำงานของตน ดังนั้นในส่วนต่อไปจะอธิบายถึงความต้องการของสารสนเทศของการจัดการในระดับต่างๆ

3.ระบบการจัดการองค์ความรู้ KWS (Knowledge Work System) และระบบการจัดการสำนักงาน Office System ได้นำเสนอข้อมูลที่จำเป็นต่อผู้ปฏิบัติงานระดับที่เป็นงานเฉพาะด้าน (Knowledge worker) ขององค์กร ซึ่งตรงกันข้ามกับระบบสำนักงานซึ่งเอื้อประโยชน์แก่การทำงานของพนักงานที่ทำงานเกี่ยวกับข้อมูลประจำวัน (Clerk) ซึ่งอย่างที่ได้ทราบกันมาดีแล้วว่า knowledge worker คือคนที่มีความสามารถเฉพาะทาง เช่น แพทย์ วิศวกร ซึ่งงานที่คนเหล่านี้ได้รับผิดชอบมีความสำคัญอย่างมากต่อการที่องค์กรจะสามารถสร้างข้อมูลข่าวสารที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร ในระบบนี้ knowledge worker จะออกแบบพื้นฐานความรู้เฉพาะด้านของตนเอง ผ่านกระบวนการการจำลองรูปแบบและทดลองการทำงาน ผลที่ได้รับออกมาคือ ต้นแบบของความรู้พื้นฐานที่ค้นพบ หรืออาจแสดงผลออกมาในรูปแบบของตารางการเปรียบเทียบระบบงานสร้างความรู้ (Knowledge Work Systems - KWS) เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุนบุคลากรที่ทำงานด้านการสร้างความรู้เพื่อพัฒนาการคิดค้น สร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ บริการใหม่ ความรู้ใหม่เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในหน่วยงาน หน่วยงานต้องนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนให้การพัฒนาเกิดขึ้นได้โดยสะดวก สามารถแข่งขันได้ทั้งในด้านเวลา คุณภาพ และราคา ระบบต้องอาศัยแบบจำลองที่สร้างขึ้น ตลอดจนการทดลองการผลิตหรือดำเนินการ ก่อนที่จะนำเข้ามาดำเนินการจริงในธุรกิจ ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของ สิ่งประดิษฐ์ ตัวแบบ รูปแบบ เป็นต้น

4.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support Systems : DSS) เป็นระบบสารสนเทศที่นำข้อมูลจากฐานข้อมูลต่างๆ มาใช้ในการตัดสินใจ โดยปกติแล้ว TPS และ MIS จะจัดทำรายงานสำหรับควบคุมและกำกับดูแลการปฏิบัติงานทั่วๆไป เพื่อให้องค์การดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง
ส่วนประกอบของ DSS
1. ระบบย่อยการจัดการข้อมูล (DMS : Data Management Subsystem) ประกอบก้วย Data warehouse , DBMS
2. ระบบย่อยการจัดการแบบจำลอง (Model base Management System : MBMS) ประกอบด้วยแบบจำลองต่างๆ
หน้าที่หลัก ของ MBMS
- สร้างแบบจำลองอย่างง่ายและรวดเร็ว
- ใช้แบบจำลองหลายชนิดเพื่อแก้ไขปัญหา
- เป็นตัวกลางติดต่อระหว่างแบบจำลองกับผู้ใช้
- เข้าถึงและรวมแบบจำลองที่ถูกสร้างขึ้นไว้ล่วงหน้า
แบบจำลอง แบ่งเป็น - แบบจำลองกลยุทธ์ ใช้สนับสนุนการวางแผนกลยุทธ์ (ผู้บริหารระดับสูง)
- แบบจำลองยุทธวิธี ใช้ในการจัดสรรและควบคุมทรัพยากร (ผู้บริหารระดับกลาง)
- แบบจำลองปฏิบัติการ ใช้สนับสนุนกิจกรรมประจำวัน (ผู้บริหารในสายงาน)
- แบบจำลองที่ถูกสร้างขึ้นไว้ล่วงหน้า เป็นซอฟท์แวร์สำเร็จรูป
3. User Interface
4. ระบบย่อยจัดการความรู้ (ถูกเพิ่มเติมเข้าไปต่างหาก)
5. USER
ประเภทของ DSS
1. ตามแนวคิดของ Alter แบ่ง DSS ออกเป็น 7 ประเภท คือ - ระบบสอบถามข้อมูล - ระบบวิเคราะห์ข้อมูล
- ระบบวิเคราะห์สารสนเทศ - แบบจำลองทางบัญชี - แบบจำลองตัวแทน - แบบจำลองการหาค่าที่เหมาะสมที่สุด
- แบบจำลองการให้ข้อเสนอแนะ(สองแบบแรกจะเน้นด้านข้อมูล แบบที่สามเน้นเรื่องของผลลัพธ์และแบบจำลอง และสี่แบบที่เหลือให้ความสำคัญกับแบบจำลองโดยระบบ จะมีความสามารถในการทำแบบจำลองและคำนวณ)

5. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems :EIS หรือ Executive Support Systems : ESS) เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการวิเคราะห์ปัญหา ศึกษาแนวโน้ม และการวาวงแผนกลยุทธ์ ผู้บริหารสามารถเข้าถึงสารสนเทศโดยกำหนดมุมมองได้ในรูปแบบต่างๆ จึงเป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นและคล่องตัวสูง
บทบาทของผู้บริหารและความต้องการสารสนเทศ แบ่งได้สองขั้นตอน คือ
1. เกี่ยวข้องกับการกำหนดปัญหาและโอกาส
2. เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจว่าจะทำอย่างกับปัญหาและโอกาส
ความสามารถของระบบ ESS คือ การให้สารสนเทศทั้งในรูปแบบสรุปและรายละเอียดหรือการเจาะลึกข้อมูล
ปัจจัยแห่งความสำเร็จ ได้มาจาก องค์กร อุตสาหกรรม และ สภาพแวดล้อม
ดัชนีชี้วัดความสำเร็จขององค์กร คือ
-ความสามารถในการทำกำไร
- การเงิน อัตราส่วนการเงิน
- การตลาด (ส่วนแบ่งการตลาด)
-ทรัพยากรมนุษย์ (อัตราการเปลี่ยนงาน ระดับความพึงพอใจในงาน)
- การวางแผน
- การวิเคราะห์ทางเศรษฐศาสตร์
- แนวโน้มผู้บริโภค
เมื่อกำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จแล้วต้องควบคุมให้สอดคล้องกับสารสนเทศ ดังนี้
- รายงานปัญหาสำคัญที่เกิดขึ้น - สารสนเทศทางการเงิน
- กราฟสรุปการดำเนินงานที่สำคัญ - ดัชนีชี้วัดผลประกอบการหลัก - รายละเอียดของดัชนีชี้วัดผลประกอบการหลัก
ประโยชน์ของ ESS คือ การอำนวยความสะดวกในการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร การเข้าถึงข้อมูล ระบบช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพในการตัดสินใจและการติดต่อสื่อสาร


อ้างอิง
http://irrigation.rid.go.th/rid15/ppn/Knowledge/Management%20Information%20Systems/mis2.htm

บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อการจัดการทางการเงิน

ระบบสารสนเทศทางการเงิน (financial information system)

ระบบการเงิน (financial system) เปรียบเสมือนระบบหมุนเวียนโลหิตของร่างกายที่สูบฉีดโลหิตไปยังอวัยวะต่าง ๆ เพื่อให้การทำงานของอวัยวะแต่ละส่วนเป็นปกติ ถ้าระบบหมุนเวียนโลหิตไม่ดี การทำงานของอวัยวะก็บกพร่อง ซึ่งจะส่งผลกระทบโดยตรงต่อระบบร่างกาย ระบบการเงินจะเกี่ยวกับสภาพคล่อง (liquidity) ในการดำเนินงาน เกี่ยวข้องกับการจัดการเงินสดหมุนเวียน ถ้าธุรกิจขาดเงินทุน อาจก่อให้เกิดปัญหาขึ้นทั้งโดยตรงและทางอ้อม โดยที่การจัดการทางการเงินจะมีหน้าที่สำคัญ 3 ประการ ดังต่อไปนี้

1. การพยากรณ์ (forecast) การศึกษา วิเคราะห์ การคาดกราณ์ การกำหนดทางเลือก และการวางแผนทางด้านการเงินของธุรกิจ เพื่อใช้ทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยนักการเงินสามารถใช้หลักการทางสถิติและแบบจำลองทางคณิตศาสตร์มาประยุกต์ การพยากรณ์ทางการเงิน จะอาศัยข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์การ ตลอดจนประสบกราณ์ของผู้บริหารในการตัดสินใจ

2. การจัดการด้านการเงิน (financial management) เกี่ยวข้องกับเรื่องการบริหารเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น รายรับและรายจ่าย การหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพื่อที่จะเพิ่มทุนขององค์การ โดยวิธีการทางการเงิน เช่น การกู้ยืม การออกหุ้นหรือตราสารทางการเงินอื่น เป็นต้น

3. การควบคุมทางการเงิน (financial control) เพื่อติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินตวามเหมาะสมในการดำเนินงานว่าเป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุงให้การดำเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ โดยที่การตรวจสอบและการควบคุมการทางการเงินของธุรกิจสามารถจำแนกออกเป็น 2 ประเภทดังต่อไปนี้

3.1 การควบคุมภายใน (internal control)

3.2 การควบคุมภายนอก (external control)

ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (finalncial information system) เป็นระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นสำหรับสนับสนุนกิจกรรมทางด้านการเงินขององค์การ ตั้งแต่การวางแผน การดำเนินงาน และการควบคุมทางด้านการเงิน เพื่อให้การจัดการทางการเงินเกิดประสิทธิภาพสูงสุด โดยที่แหล่งข้อมูลสำคัญในการบริหารเงินขององค์การมีดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลจากการดำเนินงาน (operatins data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานของธุรกิจ ซึ่งเป็นประโยชน์ในการควบคุม ตรวจสอบ และปรับปรุงแผนการเงินขององค์การ

2. ข้อมูลจากการพยากรณ์ (forecasting data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมและประมวลผล เช่น การประมาณค่าใช้จ่ายและยอดขายที่ได้รับจากแผนการตลาด โดยใช้เทคนิคและแบบจำลองการพยากรณ์ โดยที่ข้อมูลจากการพยากรณ์ถูกใช้ประกอบการวางแผน การศึกษาความเป็นไปได้ และการตัดสินใจลงทุน

3. กลยุทธ์องค์การ (corporate strategy) เป็นเครื่องกำหนดและแสดงวิสัยทัศน์ ภารกิจ วัตถุประสงค์ แนวทางการประกอบธุรกิจในอนาคต เพื่อให้องค์การบรรลุเป้าหมายที่ต้องการ โดยที่กลยุทธ์จะเป็นแผนหลักที่แผนปฏิบัติการอื่นต้องถูกจัดให้สอดคล้องและส่งเสิรมความสำเร็จของกลยุทธ์

4. ข้อมูลจากภายนอก (external data) ข้อมูลทางเศรษฐกิจและการเงิน สังคม การเมือง และปัจจัยแวดล้อมที่มีผลต่อธุรกิจ เช่น อัตราดอกเบี้ย อัตราแลกเปลี่ยน อัตราการเจริญเติบโตทางเศรษฐกิจ เป็นต้น โดยข้อมูลจากภายนอกจะแสดงแนวโน้มในอนาคตที่ธุรกิจต้องปรับตัวให้สอดคล้องกับสถานกราณ์

ระบบสารสนเทศด้านการบัญชีและระบบสารสนเทศด้านการเงินจะมีความสัมพันธ์กัน เนื่องจากข้อมูลทางการบัญชีจะเป็นข้อมูลสำหรับการประมวลผลและการตัดสินใจทางการเงิน โดยนักการเงินจะนำตัวเลจทางการบัญชีมาประมวลผลตามที่ตนต้องการ เพื่อให้ได้ข้อมูลสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจทางการเงิน

ในยุคปัจจุบันที่เทคโนโลยีสารสนเทศเริ่มเข้ามามีบทบาทมากขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการในกระบวนการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นด้านการผลิต ด้านการตลาด ด้านการจัดการ ด้านบัญชี หรือด้านการเงิน ผู้ประกอบการจำเป็นจะต้องมีความเข้าใจว่า เทคโนโลยีสารสนเทศมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจอย่างไร ตลอดจนสามารถนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้เพื่อให้สามารถแข่งขัน และอยู่รอดได้ อย่างไรก็ตาม

บทความในส่วนนี้จะขออธิบายถึงการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้สำหรับการบริหารการเงิน โดยการประยุกต์ใช้โปรแกรม Microsoft Excel เป็นหลักเท่านั้นเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) คือ อะไรคำว่า “เทคโนโลยีสารสนเทศ” นั้น เกิดจากการนำคำ 2 คำมารวมกัน คือ คำว่า “เทคโนโลยี (Technology)” ซึ่งหมายถึง การนำเอาความรู้ทางวิชาการ และด้านวิทยาศาสตร์มาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ และคำว่า “สารสนเทศ (Information)” ซึ่งหมายถึง ข้อมูล (Data) ที่ผ่านการประมวลผล และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ ดังนั้น เทคโนโลยีสารสนเทศ จึงมีความหมายถึง การนำเทคโนโลยีมาใช้สำหรับการสร้าง จดบันทึก จัดเก็บ ประมวลผล และสื่อสารข้อมูลในรูปแบบต่างๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ความรวดเร็ว รวมถึงความถูกต้อง และความแม่นยำ สำหรับการนำไปใช้ประโยชน์ในด้านต่างๆ นั่นเองทำไมกิจการต้องมีการบริหารการเงิน (Financial Management)ตามปกติแล้ว กิจการต้องการเงินทุน (Capital) จำนวนมากเพื่อนำไปใช้ในสำหรับการลงทุนดำเนินธุรกิจ และขยายกิจการ โดยเงินทุนที่จัดหามานั้น แน่นอนว่า ควรมาจากแหล่งเงินทุนซึ่งมีต้นทุนที่ต่ำที่สุด หรือประหยัดสุด (Economy) หลังจากที่ได้เงินมาแล้ว ผู้ประกอบการก็ต้องดำเนินการจัดสรรเงินทุนที่มีอยู่นั้นในสินทรัพย์ให้เกิดทั้งประสิทธิภาพ (Efficiency) และประสิทธิผล (Effectiveness) อันจะนำมาซึ่งรายได้ และการเจริญเติบโตของกิจการต่อไป นอกจากนี้ผู้ประกอบการยังต้องมีการวิเคราะห์ พยากรณ์ และวางแผนทางการเงินในอนาคตเพื่อให้มั่นใจว่า มีเงินทุนพอเพียงในการดำเนินงาน และทำให้เกิดความเสี่ยงด้านการเงินน้อยที่สุดอีกด้วยจากสิ่งที่กล่าวมาข้างต้นล้วนเป็นองค์ประกอบของการบริหารการเงินซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ประกอบการทุกคนควรทราบแต่เนื่องจากการเงินเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขเป็นจำนวนมากทำให้ต้องใช้เวลาในการคำนวณ อีกทั้งยังต้องการความละเอียดถูกต้องสูงการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้กับการบริหารการเงินนั้นจึงถือเป็นการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารการเงิน และลดความผิดพลาดอันอาจจะเกิดขึ้นได้การนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงินสำหรับเทคโนโลยีสารสนเทศที่ผู้ประกอบการสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงินได้นั้น อาจพัฒนาขึ้นโดยการเขียนโปรแกรมไว้ใช้งานด้วยตนเอง หรืออาจเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปที่สามารถนำมาใช้งานได้ทันทีก็เป็นได้ ซึ่งหนึ่งในโปรแกรมทางคอมพิวเตอร์ที่ได้รับความนิยม และถูกนำมาใช้กับการบริหารการเงินอย่างแพร่หลาย ก็คือ โปรแกรม Microsoft Excel นั่นเองโปรแกรม Microsoft Excel นั้นถูกนำมาประยุกต์ใช้กับการบริหารการเงิน ทั้งในด้านการจัดทำรายงานทางการเงิน การวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน การหามูลค่าของเงินตามเวลา การพยากรณ์ และวางแผนทางการเงิน ทั้งนี้ก็เพราะ Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภทกระดาษคำนวณ (Spread Sheet) ซึ่งช่วยในการทำงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลประเภทตัวเลขได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชั่นพิเศษทางการเงินซึ่งเรียกว่า "Financial Function" ซึ่งเป็นสูตรสำเร็จรูปสำหรับการคำนวณหาข้อมูลทางการเงินประเภทต่างๆ